De 7 grootste printerfouten die bedrijven dagelijks maken (en hoe u ze voorkomt)

Een printer die regelmatig vastloopt, hoeft niet kapot te zijn

Geeft uw printer regelmatig een foutmelding? Loopt papier steeds vast of wordt de afdrukkwaliteit langzaam minder? Dan is de kans groot dat het probleem niet bij de printer zelf ligt.

Bij Green Nederland zien we dagelijks dat veel printerproblemen ontstaan door kleine fouten in het dagelijks gebruik. Een verkeerde toner, achterstallig onderhoud of printerinstellingen die nooit zijn aangepast kunnen ongemerkt zorgen voor storingen, hogere kosten en onnodige frustratie.

Het goede nieuws is dat de meeste problemen eenvoudig te voorkomen zijn.

In deze blog bespreken we de zeven meest voorkomende printerfouten die wij bij bedrijven tegenkomen. Zo haalt u meer uit uw zakelijke printer, voorkomt u stilstand en verlengt u de levensduur van uw printer.

De meest voorkomende printerfouten in één overzicht

De verkeerde toner gebruiken

Een van de meest voorkomende oorzaken van printerproblemen lijkt misschien onschuldig: de verkeerde toner.

Veel bedrijven bestellen toner op basis van uiterlijk of typenummer, terwijl kleine verschillen al voor problemen kunnen zorgen. Daarnaast kiezen sommige organisaties voor goedkope alternatieven die niet volledig aansluiten op de specificaties van de printer.

Dat merkt u niet altijd direct. Vaak ontstaan de problemen pas na verloop van tijd.

U kunt bijvoorbeeld te maken krijgen met:

• Strepen of vlekken op afdrukken;
• Lichtere afdrukken;
• Foutmeldingen;
• Extra slijtage aan onderdelen;
• Een kortere levensduur van de printer.

Controleer daarom altijd welk tonertype geschikt is voor uw printer. Twijfelt u? Dan is het verstandig dit vooraf te controleren in plaats van achteraf een storing op te lossen.

Meer weten? Lees ook onze blog 'Toner bestellen: zo kiest u de juiste (en voorkomt u fouten)'.

2. Printeronderhoud uitstellen

Veel organisaties laten een printer pas controleren wanneer er daadwerkelijk een storing ontstaat.

Dat is begrijpelijk, maar juist regelmatig printer onderhoud voorkomt dat storingen ontstaan.

Tijdens onderhoud worden onderdelen gecontroleerd, slijtage tijdig ontdekt en kleine problemen opgelost voordat ze grotere gevolgen hebben.

Dat voorkomt onder andere:

• Papierstoringen;
• Strepen op documenten;
• Versleten invoerrollen;
• Onverwachte uitval;
• Hogere reparatiekosten.

Bedrijven die dagelijks veel printen kiezen daarom vaak voor een printer met onderhoudscontract. Daarmee worden onderhoud, onderdelen en service vooraf geregeld, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over onverwachte kosten of stilstand. Lees hier meer over een onderhoudscontract bij Green Nederland. 

"De meeste storingen die wij oplossen hadden voorkomen kunnen worden met tijdig onderhoud. Een zakelijke printer die regelmatig wordt onderhouden, gaat niet alleen langer mee, maar blijft ook betrouwbaarder presteren." — Jordy Hyndycz, sales specialist bij Green Nederland

3. Een printer kiezen die eigenlijk te klein is

Een printer wordt vaak gekozen op basis van de aanschafprijs. Dat lijkt logisch, maar is zelden de beste keuze.

Een kantoorprinter die geschikt is voor een klein kantoor raakt al snel overbelast wanneer een organisatie groeit. Het gevolg? Langere wachttijden, meer storingen en medewerkers die om de beurt staan te wachten bij de printer.

Bij het kiezen van een zakelijke printer is het daarom verstandig verder te kijken dan alleen de prijs.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Het aantal medewerkers
• Het gemiddelde maandelijkse printvolume;
• Hoeveel er wordt gescand;
• Kleur of zwart-wit;
• Papierformaten;
• Beveiligingsmogelijkheden;
• Toekomstige groei van uw organisatie.

Wie een printer kopen zakelijk overweegt, doet er goed aan deze factoren vooraf mee te nemen. Een printer die goed aansluit op uw organisatie voorkomt veel problemen én gaat vaak langer mee.

Lees ook: Welke printer past bij het aantal medewerkers in uw bedrijf?

4. De printerinstellingen nooit aanpassen

Veel bedrijven gebruiken jarenlang dezelfde printerinstellingen. Zodra de printer eenmaal werkt, wordt er nauwelijks meer naar omgekeken. Toch kunnen juist die standaardinstellingen onnodig veel papier, toner en energie kosten.

Een printer staat vaak standaard ingesteld op:

• Enkelzijdig printen;
• Afdrukken in kleur;
• Hoge afdrukkwaliteit;
• Geen energiebesparende stand.

Voor interne documenten is die hoogste afdrukkwaliteit meestal niet nodig. Door de afdrukinstellingen van uw printer slim in te richten, bespaart u ongemerkt op uw printkosten zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit.

Enkele eenvoudige aanpassingen zijn:

• Standaard dubbelzijdig printen;
• Zwart-wit als standaardinstelling;
• Conceptmodus voor interne documenten;
• Automatische slaapstand buiten werktijden.

Voor organisaties met meerdere printers kunnen deze instellingen centraal worden beheerd. Dat zorgt voor een uniforme werkwijze én voorkomt onnodige kosten.

Bekijk onze printers en ontdek welke oplossing aansluit bij uw bedrijf of vraag vrijblijvend een offerte aan. 

5. Verkeerd papier gebruiken of opslaan

Papier lijkt misschien het minst ingewikkelde onderdeel van een printer, maar toch is het een veelvoorkomende oorzaak van storingen.

Papier dat vochtig is geworden, kromtrekt of niet geschikt is voor de printer kan leiden tot:

• Papierstoringen;
• Scheef afgedrukte documenten;
• Vastgelopen papier;
• Extra slijtage aan de invoerrollen.

Ook het papiergewicht speelt een belangrijke rol. Niet iedere bedrijfsprinter is geschikt voor dik papier, karton of speciale media. Controleer daarom altijd of uw printer het gewenste papiergewicht ondersteunt voordat u hiermee gaat printen.

Een paar eenvoudige tips:

• Bewaar papier altijd in de originele verpakking tot gebruik.
• Leg papier niet in vochtige ruimtes.
• Gebruik papier met het juiste gramgewicht.
• Vul papierlades niet te vol.

Door hier rekening mee te houden voorkomt u veel printerproblemen die eenvoudig te vermijden zijn.

6. Firmware-updates overslaan

Een moderne zakelijke printer is eigenlijk een computer die documenten verwerkt, opslaat en via het netwerk communiceert.

Net als computers ontvangt ook een printer regelmatig firmware-updates. Toch worden deze updates vaak jarenlang genegeerd.

Dat is zonde, want updates zorgen onder andere voor:

• Betere prestaties;
• Minder softwarefouten;
• Verbeterde beveiliging;
• Ondersteuning voor nieuwe functies.

Vooral bij printers die verbonden zijn met Microsoft 365, cloudopslag of een printmanagementsysteem is het belangrijk om de software actueel te houden.

Twijfelt u of uw printer nog up-to-date is? Dan kan Green Nederland dit eenvoudig voor u controleren, wij kunnen u support bieden door op afstand mee te kijken op uw scherm.

7. Beveiliging vergeten

Steeds meer organisaties besteden aandacht aan cybersecurity, maar vergeten dat ook een printer onderdeel is van het bedrijfsnetwerk.

Op een printer worden dagelijks offertes, contracten, personeelsdocumenten en andere vertrouwelijke bestanden verwerkt.

Wanneer documenten direct worden afgedrukt en onbeheerd in de uitvoerlade blijven liggen, ontstaat onnodig risico.

Met beveiligd printen wordt een document pas geprint zodra de gebruiker zich bij de printer identificeert met een pincode, pas of gebruikersaccount.

Dat biedt verschillende voordelen:

• Vertrouwelijke documenten blijven beschermd;
• Minder vergeten afdrukken;
• Minder papierverbruik;
• Beter inzicht in printgedrag.

Voor organisaties die werken met persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie is dit inmiddels eerder een noodzaak dan een luxe.

Lees ook onze blog waarin we uitleggen hoe u uw vertrouwelijke documenten beschermt. 

Veelgestelde vragen

Wat zijn de meest voorkomende printerproblemen?

Papierstoringen, slechte afdrukkwaliteit, verkeerd papiergebruik, achterstallig onderhoud en verouderde software behoren tot de meest voorkomende printerproblemen.

Hoe vaak heeft een zakelijke printer onderhoud nodig?

Dat hangt af van het printvolume. Printers die dagelijks intensief worden gebruikt, hebben vaker onderhoud nodig dan printers die slechts af en toe worden gebruikt. Met een onderhoudscontract wordt dit automatisch ingepland.

Wanneer is een printer te klein voor mijn bedrijf?

Wanneer medewerkers regelmatig moeten wachten, het aanbevolen maandvolume wordt overschreden of de printer steeds vaker storingen geeft, is het verstandig om naar een andere oplossing te kijken.

Kan verkeerd papier een printer beschadigen?

Ja. Papier dat te dik, vochtig of van slechte kwaliteit is, kan papierstoringen veroorzaken en op termijn extra slijtage opleveren.

Waarom is beveiligd printen belangrijk?

Met beveiligd printen voorkomt u dat vertrouwelijke documenten onbeheerd op de printer blijven liggen. Dat verkleint de kans op datalekken en ongewenste inzage.

Houd uw printer in topconditie

Een goed functionerende printer draait om meer dan alleen het apparaat zelf. De juiste instellingen, regelmatig onderhoud en een printer die past bij uw organisatie maken vaak het verschil tussen probleemloos printen en terugkerende storingen.

Door bewust om te gaan met toner, papier, onderhoud en beveiliging voorkomt u veelvoorkomende printerproblemen én haalt u meer rendement uit uw investering.

Twijfelt u of uw huidige zakelijke printer nog aansluit bij uw organisatie? Of wilt u advies over een nieuwe kantoorprinter?

Wij denken graag met u mee.