Printer scant niet naar e-mail? 7 oorzaken en oplossingen

U wilt een document scannen, kiest het e-mailadres en drukt op verzenden. Alleen komt de scan nergens aan. Vreemd genoeg werkt afdrukken ondertussen gewoon.

Een printer die wel print maar niet scant hoeft niet kapot te zijn. Zeker wanneer scannen naar e-mail niet werkt, kan de oorzaak buiten de printer liggen. Denk aan de netwerkverbinding, SMTP-instellingen, een gewijzigd wachtwoord of nieuwe beveiligingsinstellingen binnen uw mailomgeving.

In dit artikel leest u waar het probleem kan zitten, wat u zelf kunt controleren en wanneer het verstandiger is om Green mee te laten kijken.

Waarom kan een printer wel printen, maar niet scannen?

Printen en scannen lijken misschien twee functies van hetzelfde apparaat, maar achter de schermen werken ze anders.

Wanneer u een document afdrukt, ontvangt de printer een opdracht vanaf uw computer of netwerk. Bij scannen naar e-mail moet de printer juist zelf een bestand versturen. Daarvoor maakt de printer verbinding met uw netwerk en vervolgens met de ingestelde mailserver.

Er zitten dus meerdere schakels tussen de scan en uw inbox.

Heeft u naast de scanfunctie ook last van andere problemen? In de blog Veelvoorkomende printerfouten en hoe u ze oplost leest u welke storingen u zelf kunt controleren en wanneer technische ondersteuning nodig is.

1. Controleer eerst de netwerkverbinding

Begin bij de basis: heeft de printer nog verbinding met het bedrijfsnetwerk?

Dat een document nog wordt afgedrukt, betekent niet automatisch dat alle netwerkfuncties goed werken. Voor scan-to-email moet de printer immers ook verbinding kunnen maken met de mailomgeving.

Denk daarom na of er onlangs iets is veranderd. Is er een nieuwe router geplaatst? Is de printer verplaatst? Zijn firewall- of netwerkinstellingen gewijzigd? Of heeft de printer een ander IP-adres gekregen?

Als scannen naar e-mail ineens niet meer werkt na zo'n wijziging, is de kans groot dat daar een verband ligt.

2. De SMTP-instellingen kloppen niet meer

SMTP staat voor Simple Mail Transfer Protocol. Dit is het protocol waarmee e-mail wordt verzonden. Een multifunctionele printer gebruikt deze verbinding om een gescand document naar uw mailbox te sturen.

Daarvoor staan verschillende gegevens in de printer ingesteld, waaronder de mailserver, poort, afzender en manier van authenticeren.

Verandert één van die gegevens, dan kan de printer de scan mogelijk niet meer versturen.

Dat betekent overigens niet dat u het beste zelf allerlei SMTP-instellingen kunt aanpassen. Zeker binnen een zakelijke omgeving kan een verkeerde wijziging juist nieuwe problemen veroorzaken.

“Als een printer nog gewoon afdrukt maar scan-to-email ineens stopt, kijken we niet alleen naar de machine. De verbinding tussen printer, netwerk en mailomgeving is minstens zo belangrijk. Een kleine wijziging daar kan ervoor zorgen dat een functie die jarenlang werkte ineens uitvalt.” — Jordy Hyndycz, sales specialist bij Green Nederland 

Liever niet zelf in de technische instellingen zoeken? Via Hulp op afstand kan de servicedesk van Green met u meekijken en onderzoeken waar de verbinding vastloopt. Veel configuratieproblemen kunnen zo worden gecontroleerd zonder direct een monteur naar uw locatie te sturen.

3. Het wachtwoord van het e-mailaccount is gewijzigd

Werkte scannen gisteren nog wel en vandaag niet meer? Dan is het interessant om te kijken naar recente wijzigingen.

Een voorbeeld is het wachtwoord van het e-mailaccount dat door de printer wordt gebruikt.

Als dat wachtwoord wordt aangepast, beschikt de printer mogelijk nog over de oude inloggegevens. Het gevolg: printen en kopiëren werken gewoon, maar de printer krijgt geen toestemming meer om de scan per e-mail te versturen.

Vraag daarom bij uw IT-beheerder na of er onlangs wijzigingen zijn geweest aan het account waarmee de printer verbinding maakt.

Vraag vrijblijvend een offerte aan

4. De beveiliging van uw mailomgeving is aangepast

Niet iedere storing begint bij de printer.

Microsoft 365, Google Workspace en andere mailomgevingen worden regelmatig aangepast en verder beveiligd. Ook binnen het bedrijfsnetwerk kunnen authenticatie- en beveiligingsinstellingen veranderen.

Een kantoorprinter die al jaren dezelfde instellingen gebruikt, kan daardoor ineens tegen een beperking aanlopen.

Dat is ook waarom het bij de keuze voor een zakelijke printer niet alleen om afdruksnelheid of papierformaat draait. Een machine moet passen binnen de manier waarop uw organisatie werkt én binnen de digitale omgeving.

Bent u aan het oriënteren op een andere machine? In De juiste printer voor uw bedrijf: zo maakt u de beste keuze behandelen we onder andere printvolume, snelheid, functionaliteiten en de verschillende soorten zakelijke printers.

5. De scan is te groot om te verzenden

Een andere situatie: één A4'tje komt probleemloos binnen, maar een document van twintig of dertig pagina's niet.

Dan kan de bestandsgrootte de boosdoener zijn.

Een scan in kleur en hoge resolutie kan behoorlijk groot worden. Mailservers hanteren meestal een maximale bestandsgrootte voor berichten en bijlagen. Wordt die grens overschreden, dan kan de scan worden geweigerd.

Test daarom eerst met één pagina. Kies eventueel zwart-wit en een lagere resolutie.

Komt die scan wel aan? Dan weet u dat de scanfunctie en mailverbinding in ieder geval werken en kunt u verder kijken naar de instellingen voor grotere documenten.

Instellingen maken sowieso meer verschil dan vaak wordt gedacht. Dat geldt niet alleen voor scannen. Ook bij bijvoorbeeld printen op dik papier moeten printer, materiaal en instellingen goed op elkaar aansluiten om problemen te voorkomen.

6. Controleer de datum en tijd van de printer

Deze controle duurt nog geen minuut, maar wordt gemakkelijk vergeten.

Voor beveiligde verbindingen worden digitale certificaten gebruikt. Daarbij spelen datum en tijd een rol. Staat de interne klok van de printer verkeerd, dan kan een verbinding worden geweigerd terwijl de overige instellingen correct lijken te zijn.

Controleer daarom de datum, tijd én tijdzone van de printer.

Zeker na een stroomonderbreking, netwerkverandering of aanpassing aan de printer is dit het controleren waard.

Contact opnemen

7. De printerconfiguratie is verouderd

Een zakelijke printer kan lang meegaan. De digitale omgeving waarin de machine staat, verandert ondertussen veel sneller.

Nieuwe software, strengere beveiliging, andere mailinstellingen en veranderingen in het netwerk kunnen ervoor zorgen dat een configuratie na verloop van tijd niet meer goed aansluit.

Heeft u niet alleen problemen met scannen, maar krijgt u steeds vaker te maken met storingen of functies die niet goed werken? Kijk dan verder dan deze ene foutmelding.

Dat betekent overigens niet automatisch dat de printer vervangen moet worden. Een bestaande machine kan soms na onderhoud of revisie nog prima verder. In Printer reviseren: zo krijgt een zakelijke printer een tweede leven leggen we uit wat er bij revisie gebeurt en wanneer dat interessant kan zijn.

Is vervanging uiteindelijk wel de verstandigste optie? Dan hoeft een nieuwe machine niet per se nieuw uit de fabriek te komen. Bekijk bijvoorbeeld de refurbished printers van Green Nederland. Deze zakelijke machines worden technisch gecontroleerd en opnieuw opgebouwd voordat ze opnieuw worden ingezet.

Blijft de scanfunctie problemen geven? Neem contact op met Green Nederland en laat eerst beoordelen waar het probleem zit. Zo voorkomt u dat er onderdelen worden vervangen of instellingen worden aangepast die niets met de storing te maken hebben.

Ricoh printer scant niet naar e-mail: waar kan het aan liggen?

Gebruikt u een Ricoh en werkt scan-to-email niet meer? Ook dan kunnen de netwerkverbinding, SMTP-instellingen, authenticatie of mailomgeving de oorzaak zijn.

Welke instellingen nodig zijn, verschilt per Ricoh-model én per bedrijfsomgeving. Een online stappenplan voor een ander model één op één overnemen is daarom niet altijd verstandig.

Green Nederland levert verschillende Ricoh printers en verzorgt daarnaast service en onderhoud voor deze machines. Bij een probleem met de scanfunctie kan daarom eerst gericht worden gekeken naar de combinatie van machine en IT-omgeving.

Bent u juist op zoek naar een andere Ricoh voor kantoor? Bekijk dan het aanbod zakelijke printers of lees Welke printer past bij het aantal medewerkers in uw bedrijf?. Daarin wordt uitgelegd waarom een organisatie met enkele medewerkers andere eisen stelt aan een printer dan een kantoor waar tientallen collega's dezelfde machine gebruiken.

Wanneer zelf oplossen en wanneer hulp inschakelen?

Niet ieder probleem met scannen vraagt om technische ondersteuning.

Een verkeerd ingevoerd e-mailadres, een te groot bestand of een printer zonder netwerkverbinding kunt u vaak snel zelf uitsluiten. Zodra het probleem richting SMTP, authenticatie of beveiligingsinstellingen gaat, wordt het lastiger.

En lukraak instellingen wijzigen is dan meestal niet de snelste route.

Hulp op afstand bij een printer die niet scant

Via Hulp op afstand van Green Nederland kan de servicedesk, na uw toestemming, meekijken op uw systeem.

Bij een probleem met scan-to-email kan bijvoorbeeld worden onderzocht:

• Of de printer correct bereikbaar is binnen het netwerk;
• Of de verbinding met de mailomgeving tot stand komt;
• Of de SMTP-configuratie nog aansluit;
• Of accountgegevens zijn gewijzigd;
• Of beveiligingsinstellingen de verbinding blokkeren;
• Of een wijziging in de printerconfiguratie nodig is.

De servicedesk van Green bestaat uit eigen medewerkers met praktijkervaring bij klanten. Er wordt dus niet alleen naar de foutmelding gekeken, maar naar de volledige route die de scan moet afleggen.

Green gebruikt voor Hulp op afstand TeamViewer. Nadat u toestemming geeft, kan een medewerker tijdelijk meekijken op uw systeem. Na de ondersteuning wordt die sessie weer beëindigd.

Via het serviceportaal kunt u daarnaast uw machines bekijken, een serviceverzoek indienen, supplies bestellen, tellerstanden doorgeven en online ondersteuning aanvragen.

Veel problemen met instellingen kunnen daardoor worden onderzocht zonder direct iemand naar uw locatie te sturen. Is er daadwerkelijk sprake van een mechanisch probleem, beschadigd onderdeel of defect aan de scannerunit? Dan kan ondersteuning op locatie alsnog nodig zijn.

Meer weten over ondersteuning na aanschaf? Bekijk ook Service en onderhoud bij Green Nederland. Werkt u met een printer met onderhoudscontract, dan zijn onderhoud en ondersteuning bovendien onderdeel van de afspraken rondom uw machine.

Veelgestelde vragen over een printer die niet scant

Waarom print mijn printer wel, maar scant hij niet?

Printen en scannen gebruiken verschillende functies en instellingen. Daardoor kan een printer nog probleemloos printopdrachten ontvangen terwijl de scanfunctie niet werkt. De oorzaak kan bijvoorbeeld liggen bij de netwerkverbinding, scaninstellingen of software. Bij scannen naar e-mail kan ook de verbinding met de mailserver een rol spelen.

Waarom werkt scannen naar e-mail niet?

Controleer eerst of de printer verbinding heeft met het netwerk en probeer een kleine testscan te versturen. Werkt dat niet, dan kunnen onder andere de SMTP-instellingen, gewijzigde inloggegevens of beveiligingsinstellingen van de mailomgeving de oorzaak zijn.

Waarom scant mijn Ricoh printer niet naar e-mail?

Bij een Ricoh printer kunnen onder andere de netwerkverbinding, SMTP-instellingen, authenticatie en mailomgeving ervoor zorgen dat scan-to-email niet werkt. Omdat de configuratie per model en bedrijfsomgeving verschilt, is het verstandig om de instellingen gericht te laten controleren.

Wat betekent 'Scannen naar computer is niet meer ingeschakeld'?

Deze melding betekent doorgaans dat de functie of verbinding waarmee scans naar een computer worden gestuurd niet actief is. Controleer of de benodigde scansoftware actief is en of printer en computer met elkaar verbonden zijn. De precieze oplossing is afhankelijk van het merk, model en de gebruikte software.

Waarom kan mijn printer niet scannen naar mijn computer?

Mogelijk wordt de printer niet goed gevonden op het netwerk, draait de benodigde scansoftware niet of wordt de verbinding geblokkeerd. Controleer eerst of de printer vanaf dezelfde computer bereikbaar is en of de scanfunctie actief is.

Wat zijn SMTP-instellingen op een printer?

SMTP staat voor Simple Mail Transfer Protocol en wordt gebruikt voor het verzenden van e-mail. Wanneer een printer een gescand document rechtstreeks naar een e-mailadres stuurt, gebruikt deze daarvoor SMTP-instellingen. Denk aan de mailserver, poort en gegevens voor authenticatie.

Kan Green op afstand helpen als mijn printer niet scant?

Ja. Problemen met software, netwerkverbindingen en printerinstellingen kunnen vaak op afstand worden onderzocht. Via Hulp op afstand kan de servicedesk meekijken, achterhalen waar het probleem ontstaat en waar mogelijk direct helpen.

Printer scant nog steeds niet? Laat Green meekijken

Blijven proberen met verschillende instellingen kost vaak meer tijd dan het probleem zelf.

Via Hulp op afstand kan Green eerst vaststellen waarom uw printer niet naar e-mail scant. Kan het probleem op afstand worden opgelost, dan kan de servicedesk u direct verder helpen. Is er iets met de machine zelf aan de hand, dan is ook duidelijk welke vervolgstap nodig is.

Laat Green meekijken met uw printerprobleem via Hulp op afstand.